Waarom gebruiken organisaties CRM software?

Een klantgerichte organisatie zet zijn klant echt centraal. Digitalisering is daarin een onmisbare component. Software is altijd een middel dat je in staat stelt om sneller veranderingen door te voeren en te groeien. Maar wat als je het overzicht verliest over al je klanten? En als je team zoveel tijd kwijt is met het zoeken naar de juiste klantinformatie? Ik begrijp deze frustraties.

Je verliest het overzicht over alle klantvragen. Er is geen centrale plaats waarin dit wordt bewaard. Elke dag gaat hiermee veel effectieve werktijd verloren. En als je zelf hierin geen sturing geeft, blijven de eilandjes bestaan. Dit voelt frustrerend, want je krijgt nooit het volledige overzicht. En daarbij kun je geen prognoses doen van de verkoop voor de komende periode.

3 redenen waarom CRM software hiervoor uitkomst biedt:

1. Een centraal dossier

Tijdens en na de crisis zijn bedrijven zich er meer van bewust geworden dat klantcontact veel waarde heeft voor het bedrijf. Klanten doen dit vluchtiger en via steeds meer kanalen. Misschien is het nodig dat je juist zelf weer eens contact op neemt voor een gesprek. Allemaal informatie die ergens wordt vastgelegd en waar een actie op moet volgen, zoals een activiteit of een project. Zit deze informatie in het hoofd van je verkoper of in een Worddocument ergens op de server, of in een notitie op een mobiel. Wat gebeurt er bij jullie organisatie als nu net deze klant belt en hij terugkomt op de afspraak die hij met je collega heeft gemaakt?

Voor je klant is het aan de andere kant van de lijn dan prettig te weten dat je hem kent, weet wat hij hij bij jullie afneemt en/of welke vraag er open staat. Jij kunt dan meteen de laatste informatie zien en even in zijn dossier meekijken. De klant voelt zich serieus genomen en weet dat er naar hem geluisterd is. Daarnaast voorkom je kwetsbaarheid in je organisatie als iemand ziek is of van baan wisselt. Alle informatie blijft centraal en opgeslagen onder de klant. En je verrast hem zeker als je iets extra's hebt opgeslagen, zoals wanneer de klant jarig is.
Bedenk je eens wat voor een schat aan informatie je opbouwt in één centraal klantdossier als je vanaf vandaag alle contactmomenten op een rij zet in een dossier.

2. Adressen zoeken wordt een makkie

Medewerkers in organisaties zijn veel tijd kwijt met het zoeken naar de juiste adresgegevens van een relatie. Stel je eens de tijdsbesparing voor van meerdere medewerkers die per dag zoeken naar een adres als iedereen over de juiste en actuele gegevens beschikt? Iedereen heeft binnen een paar klikken de juiste gegevens voor zijn of haar neus. Een centraal en up-to-date adressenbestand zorgt daarnaast voor een professionele uitstraling in alle contactmomenten. Je bedrijf gebruikt altijd het juiste e-mailadres, de juiste adresgegevens voor offertes en de juiste aanhef. Het verschil tussen een onoverzichtelijk bestand met veel dubbele gegevens valt je klant dan ook zeker op.

Onderscheid je in je digitale communicatie met een foutloos adressenbestand en win het van je conculega.

3. Deel alle informatie met je collega's

Samenwerken brengt de kracht van een bedrijf goed naar voren. Het moet dan niet alleen gaan om lege woorden, zoals alles wordt efficiënter. Nee: je deelt  informatie  omdat je een collega helpt, de klanttevredenheid daarmee verhoogt, de marge verbetert op je product of dienst, noem maar op. Voorheen schreef je alles al op, maar gebruikte je daarvoor je agenda, losse documenten en Excellijsten, maar nu start je alleen je CRM en je begint met noteren. Daarbij hoef je niet gebonden te zijn aan een bureau, een desktop pc of de webbrowser. Direct na je afspraak verwerk je het gespreksverslag via je tablet of mobiel en zet het daarmee in het, voor iedereen beschikbaar, in het centrale CRM. Een andere collega heeft direct de actuele
klantinformatie voor handen.

Weg dus met alle lijstjes en losse documenten en leve het gemak. Wil je meer weten over een centraal dossier voor je adressenbestand? Bel mij dan voor een afspraak: 06-18397837.

Door: Jeroen van Scherpenzeel | Digital strategist bij Two Visions | Breukelen